Как правильно заполнить и утвердить график отпусков

Приказ об утверждении графика отпусков

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

[3]

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019 — 2020)

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный;
• неиспользованный в предшествующем году;
• оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2020 года

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Дополнительную информацию о составлении приказа об утверждении графика отпусков, в том числе при наличии в вашей организации профсоюза, смотрите в Готовом решении от КонсультантаПлюс.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

Утверждаем график отпусков

В конце года у кадровиков традиционно возникает много вопросов, касающихся грядущих отпусков. Один из них: как утвердить график отпусков. Нужен ли отдельный приказ и, если нужен, по какой форме его составлять? Предусмотрена ли унифицированная форма или документ может быть разработан самостоятельно. Или же приказ не нужен вовсе? Действительно, с кавалерийского наскока задачу решить не получится. Придется разбираться. Подскажем кадровикам правильный ответ на вопрос, как утвердить график отпусков на 2018 год.

Конец года – помним о графике

Все работники, с которыми заключен трудовой договор, могут рассчитывать на ежегодный оплачиваемый отпуск. После согласования конкретных дат заполняется график отпусков. В этом документе указываются все отпуска штатных работников на предстоящий год. Однако чтобы документ вступил в силу, он должен быть утвержден. Как утвердить график отпусков приказом? Ведь утвержденного документа должны придерживаться и работники, и работодатель. Таковы требования трудового законодательства (ст. 123 ТК РФ).

Без профсоюза процедура легче

Если в организации действует профсоюз, то с ним нужно согласовать график отпусков. Как утвердить график отпусков, если нет профсоюза? В таком случае документ утверждается простым распоряжением руководителя организации.

Кроме обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает и срок, когда документ должен быть утвержден. График на 2018 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2017 года (включительно).

Приказ не обязателен

Большинство организаций применяет унифицированную форму графика отпусков № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Как утвердить график отпусков на следующий год в таком случае? Проще простого: данная форма содержит графу «Утверждаю», в которой руководитель организации ставит свою подпись. Поэтому дополнительно утверждать график отпусков отдельным приказом по компании не требуется.

Однако лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому предлагаем образец, как утвердить график отпусков персонала (фрагмент утвержденного графика отпусков).

В ходе хозяйственной деятельности может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

В завершении расскажем, как утвердить график отпусков в середине года. Порой такой вопрос возникает у кадровиков. Действительно, зачем откладывать на потом то, что можно сделать не торопясь летом. Теоретически утвердить график отпусков летом, конечно, можно. Никаких законодательных препятствий для этого нет. Однако проблема может возникнуть с получением информации от работников. Зачастую сотрудники не могут определиться с планами на будущий отпуск в конце текущего года. Что уж говорить про его середину.

Как составить график отпусков на 2019 год (образец)

Унифицированная форма графика отпусков на 2019 г.: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

[1]

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Бланк график отпусков на 2019 год (excel)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

[2]

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно штатному расписанию (форма Т-3).

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ , график отпусков (скачать полностью заполненный образец можно в конце статьи) утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ . В случае разногласий с профсоюзом руководитель может утвердить график отпусков — шаблон, но профсоюз вправе обжаловать данное решение в соответствующей государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений. Как это правильно сделать, показывает образец графика отпусков на 2019 год.

2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

3 (при необходимости). Вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

5. График отпусков (образец excel или word вы используете — не важно) подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

6. Отправляемся к руководителю для утверждения графика.

Этап четвертый. Утверждение

Форма графика отпусков на 2019 год (скачать бесплатно бланк и заполненный образец можно на нашем сайте) обязательно должна быть утверждена. Но сделать это можно двумя способами, закон не регламентирует данный вопрос.

1. Руководитель ставит свою подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ будет считаться утвержденным.

2. Готовится соответствующий приказ, которым график отпусков на 2019 год (образец заполнения доступен в конце статьи) утверждается и согласуется. Сам график отпусков идет приложением к данному приказу.

Первый и второй варианты будут одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, однако Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 № 20 позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Данные изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодатель может использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Как правильно заполнить и утвердить график отпусков?

График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 17 декабря текущего года Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399 .

Приказ об утверждении графика отпусков не обязателен, достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы Т-7.

На момент утверждения в графике должны быть заполнены графы 1 — 6.

Ознакомьте работников с утвержденным графиком отпусков под роспись. Для этого дополните график еще одной графой или заведите ведомость, где работник поставит дату ознакомления и подпись.

Изменения в график отпусков вносите при переносе отпуска.

Приказ о внесении изменений в график отпусков издавать не нужно. Отметки в графике сделайте на основании приказа о переносе отпуска.

Пример внесения изменений в график отпусков при переносе отпуска

Инструкция: оформляем приказ об утверждении графика отпусков

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

График отпусков должен утвердить работодатель (ст. 123 ТК РФ). Он является обязательным для исполнения нанимателем и всеми сотрудниками учреждения. Однако закон не требует издавать приказ. К тому же унифицированная форма Т-7, которая обязательна для бюджетных организаций, очень удобна в работе и содержит специальные поля, куда можно внести данные, не издавая отдельного распоряжения.

Если вы все-таки желаете оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение его составитель, а утвердит руководитель локальным нормативным актом.

Организации негосударственного сектора могут использовать самостоятельно разработанные бланки, где также можно установить форму для распорядка отпусков работников и его утверждения. Но по своему усмотрению работодатель может обойтись и без последнего.

До выхода «утверждающего» приказа можно издать еще один, который урегулирует подготовку самого графика. В нем можно дать все указания, которые касаются сбора информации о периодах отдыха от всех подразделений, указать, кто конкретно назначен ответственным за это.

Когда составлять распоряжение

Расписание, по которому работники будут отдыхать, а также приказ, который его утверждает, необходимо выпустить за две недели до наступления следующего календарного года.

Правила составления

Он составляется в свободной форме. Необходимыми составляющими в нем будут:

• полное наименование организации;
• реквизиты (название, номер и дата);
• содержание (текст распоряжения);
• фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.

Сам план отпусков работников лучше всего оформить как приложение, так как зачастую он размещается на большом количестве листов.

Оформляем «шапку»

Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).

Оформляем «тело»

В основной части нужно дать указание утвердить график на соответствующий календарный год. Ознакомление сотрудников с документом не является обязанностью работодателя. Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 можно добавить специальные поля для ознакомления, где можно будет расписываться и проставлять дату. Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. Но тогда обязательно укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.

Дополняем график отпусков

Необходимость наличия графика отдыха сотрудников установлена ст. 123 ТК РФ. В нем отражается информация о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого работника предприятия. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Составляется документ с использованием унифицированной формы Т-7, утвержденной Госкомстатом РФ. В ней указываются следующие разновидности отпусков:

• оплачиваемые ежегодные;
• оплачиваемые дополнительные;
• неиспользованные.

Если был принят новый работник

Тем не менее, не всегда составленный документ остается неиз­мен­ным в те­че­ние всего года. Могут возникнуть обстоятельства, тре­бу­ю­щие внесения в форму Т-7 новых данных (например, при приеме на работу нового работника).

Что делать в этой ситуации? Как было отмечено выше, по закону отдых трудящемуся предоставляется на основании графика. И составляется он за две недели до конца года. Однако часто работодатели принимают на работу новых работников после утверждения графика. Поэтому человек, пришедший в фирму, например, в январе, в документе учтен не будет (т. к. его составляли в декабре). Но через шесть месяцев принятый на работу в январе сотрудник может воспользоваться правом на отдых.

Сотрудникам, трудоустроившимся после утверждения графика, отдых можно предоставить на основании заявления без включения их в план. А можно офор­мить до­пол­не­ние к нему в виде от­дель­но­го до­ку­мен­та, ука­зав в нем све­де­ния об от­пус­ках новых ра­бот­ни­ков. Правда, эта мера не является обязательной.

В этом случае, когда у новичка появляется право на получение отдыха (как правило, по прошествии шести месяцев труда), его можно внести в план.

Дополнение составляется по той же форме, что и основной. Образец дополнения к графику отпусков на новых сотрудников представлен в начале статьи.

Выше реквизита «Утверждаю» вносят дополнительный реквизит: «Дополнительный график отпусков на ____ год».

Далее в таблице отражаются отпуска вновь принятых работников.

Т. к. дополнение — это приложение к основному документу, то его следует утвердить в том же порядке. Сначала его визирует начальник отдела кадров. Затем документ согласовывается с профсоюзным органом (если он есть). После этого дополнение утверждает своей визой руководитель организации.

Внести время отдыха новых сотрудников в форму Т-7 желательно. Но эта процедура актуальна только в отношении тех граждан, которые трудоустроились в организацию в первом полугодии. Ведь сотрудники, принятые на работу позже, как правило, используют право на длительный отдых только через 6 месяцев. А значит, будут внесены в план на следующий год.

Образец дополнительного графика отпусков на новых сотрудников

Образец дополнения к графику отпусков при приеме нового сотрудника

Ответственность работодателя

Согласно ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ, каждая организация должна составлять план отпусков. При проверке предприятия сотрудники Трудинспекции наверняка захотят убедиться в его наличии. Поэтому за его отсутствие работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 руб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2018 год: образец

Летняя пора – это традиционное время отпусков. Однако все хорошее быстро заканчивается, и нужно не забыть составить график отпусков на следующий год. Лучше это сделать заранее, не откладывая на потом. Поэтому осенью самое время вспомнить об этом и издать приказ о составлении графика отпусков на 2018 год. Для чего это нужно и как это сделать, расскажем в статье.

График отпусков обязателен для всех

Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.

График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Для составления графика отпусков на 2018 год используют форму №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако организации могут разработать и использовать свой собственный бланк.

К составлению графика нужно подготовиться

До того как составить и утвердить график отпусков имеет смысл узнать об отпускных планах сотрудников. Для этого нужно издать приказ о составлении графика отпусков.

Организации, созданные в текущем (2017) году, должны составлять график отпусков только на следующий год – 2018. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.

Этот приказ обяжет руководителей структурных подразделений собрать информацию о планируемых отпусках своих подчиненных. На основе собранных данных отдел кадров составит проект графика отпусков, сведя воедино полученную из структурных подразделений информацию.
Так как график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2017 года, составить приказ о подготовке графика и разработать проект нужно заранее (ст. 123 ТК РФ).

Чтобы облегчить работу кадровиков, наши эксперты подготовили образец приказа о составлении графика отпусков.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как заполнить график отпусков

График отпусков — обязательный для исполнения обеими сторонами трудовых отношений документ: как для работодателя, так и для работника. Он утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до наступления следующего за ним.

Сроки и порядок подготовки

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. В этой статье мы затронем вопросы заполнения и внесения изменений. Напомним только, что предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса лучше всего закрепить алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).

График отпусков: образец заполнения 2019, бланк

Чтобы подготовить график отпусков, пример заполнения на 2019 год которого мы приведем ниже, мы рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.

Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите соответственно текущую дату и год, на который составляется документ.

Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, это могут быть 2 периода по 14 дней и т.д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату ухода начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: совпадать с запланированной она будет, если сотрудник отдыхает по графику.

Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот был перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата согласно приказу.

Шаг 7. В поле «Примечание» можно указывать рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Образец заполнения графика отпусков, форма Т-7

Для составления документа вы также можете использовать наш образец заполнения графика отпусков на 2019 год в формате Excel.

Как вносить изменения

График — это прежде всего план, который часто разнится с реальностью, поэтому в течение года в него могут вноситься изменения или оформляться дополнения. Для этого нужно получить от работника письменное заявление, в котором он должен указать дату начала нового периода, а также причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами данные можно оформить таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.

Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае потребуется получить заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.

Отдых вне плана

Сотрудник имеет право просить об отдыхе вне плана, для этого он также пишет заявление в свободной форме по приведенному выше образцу. Работодатель принимает решение согласиться или отказать ему. Отметим, что согласие в этом случае является правом, а не обязанностью нанимателя. Однако существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.

Кроме того, работник может попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы, тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель также может отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).

Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.

Можно ли отозвать сотрудника

Работника по инициативе работодателя можно отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие – нельзя), но только с его согласия (ст.125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.

После этого следует издание приказа на внесение изменений.

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Дополнительный отпуск, предоставляемый из-за особых трудовых условий;
• Периоды отдыха, которые работник не использовал в предыдущие 2 года.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Обязательно составлять график или нет

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

График отпусков на 2019 год Excel скачать бесплатно бланк.

График отпусков на 2019 год бланк скачать бесплатно Word.

График отпусков образец заполнения скачать в формате Pdf.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

• Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
• Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
• Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
• График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
• Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
  • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
  • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

Источники

1. 
   Габов, А. В. Ликвидация юридических лиц. История развития института в российском праве, современные проблемы и перспективы: моногр. / А.В. Габов. — М.: Статут, 2011. — 304 c.
2. 
   Селиванов, Н.А. Справочник следователя; М.: Российское право, 2012. — 320 c.
3. 
   Фохт-Бабушкин, Ю.У. Искусство в жизни человека. Конкретно-социологические исследования искусства в России конца XIX — первых десятилетий XX века. История и методология / Ю.У. Фохт-Бабушкин. — М.: Алетейя, 2016. — 788 c.
4. Головистикова, А. Проблемы теории государства и права. Учебник / А. Головистикова, Ю. Дмитриев. — М.: Эксмо, 2005. — 832 c.
5. Иванов, И.И. Методические рекомендации по обращению в Европейский Суд по правам человека; новая юстиция, 2013. — 288 c.