Все про отправку трудовой книжки по почте при увольнении можно ли таким способом сделать возврат

Отправленная работнику по почте трудовая книжка вернулась работодателю: обязан ли он ее хранить?

pixbox77 / Depositphotos.com

Работник обратился в суд с иском к работодателю о взыскании суммы компенсации за вынужденный прогул в связи с утратой трудовой книжки (определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27 июня 2019 г. по делу № 33-12901/2019).

Напомним, что в соответствии с положениями ст. 234 Трудового кодекса работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Если сделать это невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Именно так складывались обстоятельства и в рассматриваемой ситуации: работник был уволен по собственному желанию, а затем обратился к работодателю с заявлением об отправке трудовой книжки по почте. Работодатель эту свою обязанность выполнил – книжка была направлена работнику заказным письмом с уведомлением. Однако спустя некоторое время она вернулась отправителю, поскольку работник своевременно ее не забрал (сам работник объяснял это отсутствием надлежащего извещения).

Когда работник повторно обратился к работодателю за трудовой книжкой, выяснилось, что она была утеряна организацией. При этом работник долгое время не мог добиться оформления дубликата документа. Подействовали на работодателя лишь угрозы обращения в суд. Это, по мнению работника, и обуславливало необходимость выплаты ему компенсации.

Однако суд в удовлетворении требований работника отказал. Судьи посчитали, что в данном случае работодатель был освобожден от материальной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки с момента ее направления почтой на основании заявления работника.

Тем не менее, это не помешало присудить работнику 5 тыс. руб. в качестве компенсации морального вреда. По мнению суда, утрата работодателем трудовой книжки все же являлась нарушением прав работника.

Все про отправку трудовой книжки по почте при увольнении: можно ли таким способом сделать возврат?

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на e[email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник прислал заявление об увольнении по почте, а также указал в заявлении, куда отправить его трудовую книжку. Следовательно, в день увольнения он не явился. Приказ, карточка Т-2 и журнал по трудовым книжкам остались без подписи сотрудника. Трудовую книжку, справку СЗВ-стаж выслали по почте по указанному адресу.
Какие записи следует сделать в приказе и карточке Т-2, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под подпись?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

————————————————————————-
*(1) Смотрите, например, письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6, определение Санкт-Петербургского городского суда от 28.04.2011 N 5855, определение Московского городского суда от 04.07.2012 N 11-11079, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). Специалисты Роструда и суды допускают возможность подачи заявления об увольнении в том числе путем направления его по электронной почте (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ», определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 03.03.2015 N 33-886/2015
*(2) Смотрите, например, пример оформления приказа об увольнении по собственному желанию («Кадровик.ру», N 5, май 2012 г.).
*(3) О внесении записи в трудовую книжку смотрите материал: Энциклопедия решений. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию.
*(4) Смотрите пример оформления записи об увольнении по собственному желанию в личной карточке работника N Т-2 (Нюансы увольнения по собственному желанию (И. Подлесных, «Кадровик.ру», N 5, май 2012 г.)).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Трудовая книжка – собственность человека, на чье имя она оформлена. В период трудоустройства она находится на хранении у работодателя. При расторжении трудовых отношений руководитель компании несет ответственность за своевременный возврат документа его владельцу. При этом может потребоваться отправка трудовой книжки по почте при увольнении, если работник не пришел за документами в назначенное время.

Отправка трудовой через почту: действия работодателя

Порядок оформления и возврата трудовых книжек регламентирован постановлением от 16.04.2003 г. под № 225 и постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г. Общие стандарты ведения формуляров и отражения в них значимых рабочих событий прописаны Трудовым кодексом России.

Регламент выдачи трудовых книжек приведен в ст. 84.1 ТК РФ:

• работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
• возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
• если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.

Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.

При нарушении работодателем срока возврата трудовой книжки вопрос о применении мер ответственности к организации рассматривается с учетом наличия или отсутствия в произошедшем вины администрации фирмы. Если формуляр не был выдан его собственнику по причине халатности работодателя, то за каждый день просрочки уволенному сотруднику положена выплата зарплаты.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Право отправить трудовую книжку по почте возникает у работодателя, если не представляется возможным передать человеку документ иными способами.

Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами. Если гражданин не может или не хочет лично появляться на территории работодателя, ему предоставлена возможность оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте.

Необходимость наличия заявления на получение трудовой книжки по почте в том, что для применения метода почтовой пересылки кадровых бланков работодателю надо заручиться письменным согласием на эту процедуру уволенного работника.

Если уволенный сотрудник не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается на хранении у работодателя.

При задержке возврата документов по вине работника предприятие должно дождаться письменного ходатайства от бывшего сотрудника о выдаче ему трудовой книжки. После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.

Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:

1	При неявке уволенного человека в день увольнения текущей датой подготовить и направить через почту уведомление о необходимости забрать документы
2	Обозначить в уведомлении вариант с почтовой пересылкой формуляра при условии письменного согласия работника
3	Составить акта об отказе работника получить документы в назначенный срок
4	Переслать документы
5	Зарегистрировать их выдачу в учетных журналах

Действия работника при получении трудовой по почте

Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте. Прошение оформляют в произвольном виде.

В составляемом ходатайстве необходимо указать адресата (работодателя), суть заявления и сведения, идентифицирующие заявителя. В заявлении надо прописать:

• что забрать документацию в последний рабочий день не представляется возможным;
• рекомендуем указать причину неявки;
• обязательно образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой должен содержать пожелание работника на это.

Заявительный бланк можно подать предварительно, если заранее известно, что на день увольнения появиться в кадровом отделе не выйдет.

Работник может использовать своё право на получение формуляра через почтовое отправление в любое время:

• заявление может быть отправлено работодателю до или после даты увольнения;
• его разрешено приносить лично или направлять заказным письмом.

Более простой вариант, как забрать трудовую книжку по почте – вместо заявления уволенный специалист может дать письменное согласие на пересылку. Формат такого согласия схож с распиской.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Возврат трудовой книжки при увольнении по почте

Документом такого учета является трудовая книжка.

Форма и порядок ведения трудовых книжек, а также порядок их выдачи при увольнении установлены Трудовым кодексом РФ и еще двумя нормативными правовыми актами:

• Правилами от 16 апреля 2003 года (далее – Правила);
• Инструкцией от 10 октября 2003 года (далее – Инструкция).

Положения статьи 84.1 Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выдать уволившемуся сотруднику трудовую книжку и регламентируют порядок такой выдачи.

В частности, указанной нормой установлено, что соответствующая обязанность наступает для работодателя в день прекращения трудового договора.

Возврат трудовой книжки при увольнении по почте

В этом случае направлять вышеуказанное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку работодателю не понадобится.

Важно, чтобы работником была соблюдена письменная форма подобного обращения. Образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой можно посмотреть выше.

Также читайте:

Все про отправку трудовой книжки по почте при увольнении: можно ли таким способом сделать возврат?

Работодатель может применить нормы, допускающие передачу трудовой книжки её владельцу при увольнении, пересылкой по почте.

Если работник официально потребовал выслать трудовую книжку, работодатель обязан удовлетворить заявленную просьбу, независимо от причин.

После получения соответствующего заявления трудовую отдают владельцу в течение 3-х рабочих суток.

Перечислим, как правильно отправить трудовую книжку по почте:

1 При неявке уволенного человека в день увольнения текущей датой подготовить и направить через почту уведомление о необходимости забрать документы 2 Обозначить в уведомлении вариант с почтовой пересылкой формуляра при условии письменного согласия работника 3 Составить акта об отказе работника получить документы в назначенный срок 4 Переслать документы 5 Зарегистрировать их выдачу в учетных журналах

Действия работника при получении трудовой по почте

Законодательством не предусмотрен унифицированный образец заявления выслать трудовую книжку по почте.

Возврат трудовой книжки при увольнении по почте россии

невероятно важным документом, что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.

Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Как правильно отправить?

Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий.

Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику, который за ней не является.

Выдача трудовой книжки при увольнении является неотъемлемым и завершающим этапом, который регламентируется Законом.

Варианты выдачи

Существует несколько способов передачи документов работнику, который увольняется.

Получение лично сотрудником

В подавляющем большинстве случаев сотрудник увольняясь, самостоятельно получает трудовую книжку.

В самой книжке нельзя делать записи о выдаче, а необходимо составить расписку.

В расписке прописывают Ф.И.О.

Возврат трудовой книжки при увольнении по почте сроки

• Передача родственнику или члену семьи.

В двух последних случаях требуется документ, подписанный уволенным сотрудником и подтверждающий право принять трудовую книжку.

При необходимости проверяется паспорт и расписка о получении, образец которой представлен здесь:

Расписка о получении трудовой книжки

На ней указывается:

• личность;
• дата и место получения;
• подпись получившего.

На практике нередко происходит ситуация, когда расторгается трудовой договор за виновные действия.

В дальнейшем человек не приходит на работу в течение нескольких месяцев, а затем обращается в суд с целью:

• компенсировать период вынужденного прогула;
• вернуть трудовую книжку.

Бывает, люди заявляют о том, что предприятие умышленно ее не выдавало.

• работодатель обязан выдать трудовую книжку ее владельцу при прекращении трудовых взаимоотношений;
• возврат делают датой увольнения при условии явки работника;
• если личное присутствие сотрудника невозможно, допустима подача им заявления на пересылку трудовой книжки почтой.

Поэтому пусть не остаётся сомнений, можно ли выслать трудовую книжку по почте. Закон позволяет это делать.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Чтобы воспользоваться способом доставки трудовой посредством почтовой пересылки, компания или ИП должны предварительно направить бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться в назначенный срок за документами.

В этой ситуации есть целых два выхода, одним из которых вы можете воспользоваться.

Первый вариант – это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности.

Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь.

[1]

Как получить по почте?

Заявление на пересылку

Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление, которое подается работником в отдел кадров.

Необходимо обратить внимание, что работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Поэтому в интересах работодателя отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Так как с даты направления такого уведомления он освобождается от ответственности (статья 84.1 Трудового кодекса РФ).

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации в день увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку.

Как поступить работодателю, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку на руки невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения? Можно ли отправить трудовую книжку по почте? Как направить уведомление? Законодатель не установил каким образом работодателю следует направлять уведомление.

За несвоевременную выдачу рассматриваемого документа начальство могут привлечь к ответственности.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте — образец

Самовольно начисленная бухгалтером зарплата не облагается страховыми взносами

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам.

Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.

Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления (заявления) на возврат трудовой книжки по почте при увольнении.

Заключение

Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников.

[2]

Как отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику

ТК РФ, регламентирующих обязанности работодателя и в Правилах заполнения книжек не произошло.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Тогда либо работодателя привлекут к ответственности, либо признают увольнение незаконным. И работника восстановят в качестве кадра, который трудится в той или иной компании.

Каков порядок выдачи трудовой при увольнении? Этот процесс приносит не слишком много проблем. Особенно если изучить все его особенности.

Их не так уж много, но все они очевидны.

Работодатель предварительно обязан прописать период работы сотрудника в корпорации, а также указать причину отстранения от выполнения должностных обязанностей.

Все про отправку трудовой книжки по почте при увольнении: можно ли таким способом сделать возврат?

Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление.

Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления (заявления) на возврат трудовой книжки по почте при увольнении.

Заключение

Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников.

Как отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику

Более того, в законодательстве в трудовой сфере предусмотрен целый ряд правил, которые рассказывают о том, как поступить в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку.

Можно ли выслать трудовую книжку по почте?

Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом , что-то сродни паспорту Российской Федерации.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки.

Как отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику в другой город

Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
2. Обратитесь в суд с иском.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией.

Как отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику в другой

Книжку необходимо хранить до востребования, сроки подобного сбережения ценных бумаг установлены и составляют 75 лет.

Кроме этого, в суде нужно получить разрешение на ее хранение на предприятии.

Для этого нужно составить иск с требованием считать трудовые отношения с этим рабочим недействительными согласно приказу об увольнении.

Только после вынесения решения суда можно считать хранение документов, принадлежащих уволенным рабочим, законным.

Если работник дал согласие на пересылку по почте

Если работник все-таки прислал согласие на возврат трудовой книжки по почте, нельзя ее просто отправить в конверте, необходимо также соблюсти некоторые нюансы.

Для того, чтобы возврат был признан законным, следует произвести следующие манипуляции:

1. Составить акт о том, что от рабочего было принято согласие на передачу трудовой по почте.

Как правильно отправить трудовую книжку по почте уволенному сотруднику

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:

• отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
• отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день.

Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот.

Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т.

Своевременное соблюдение всех описанных процедур позволит обезопасить работодателя от сложной ситуации, в которой работник злоупотребит правом и решит в последний день отправить письмо с отзывом уведомления.

В указанном случае риски, возникающие из неполучения письма с отзывом заявления, возлагаются на самого работника, а увольнение квалифицируется как правомерное.

Как поступить самому работнику при неполучении работодателем его письма? Если есть подтверждение тому, что в письмо действительно было вложено прошение об увольнении (а подтвердить это поможет опись вложения), письмо отправлено заказным с уведомлением, в наличии отметка почтового отделения об отказе от получения адресатом отправления — это доказательства того, что наниматель уведомлен о желании сотрудника уволиться надлежащим образом.

Ответветственность работодателя по отправке трудовой книжки почте

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

1. Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
2. Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
3. Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.

Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя.

Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст.

84.1 ТК РФ).

В каких случаях при увольнении можно получить трудовую по почте

Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.

В каких случаях это возможно

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

• увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
• увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
• гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
• трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
• прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
• по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину. Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой. Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг. Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно. Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Как оформляется согласие на почтовую пересылку трудовых документов

Учитывая, что трудовая книжка сопровождает сотрудника весь период рабочей деятельности, передача её от работодателя к работнику должна осуществляться из рук в руки. Пересылать этот документ почтой можно только тогда, когда этого желает сам работник.

Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:

1. Отдельной фразой в общем заявлении на увольнение. В таких случаях эта фраза пишется отдельным абзацем после формулировки причины увольнения. Обычно такое заявление также присылается почтой либо подаётся сотрудником заблаговременно (например, перед уходом в отпуск, по окончании которого сотрудник решил уволиться).
2. Отдельным заявлением. Оно может подаваться как с основным заявлением об увольнении, так и после получения зарегистрированного приказа об увольнении.
3. Путём уведомления работодателя о необходимости отправки трудовой книжки почтой телеграммой. Формулировка пишется в произвольной форме, но должна полностью раскрывать суть пожелания. Поэтому экономить на словах в таких случаях не стоит.

Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.

Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.

Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.

По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.

Когда трудовая книжка отсылается без согласия

В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.

Это возможно в таких случаях:

• увольняемый труженик категорически отказался забирать причитающиеся ему бумаги и книжку в завершающий трудовую деятельность день;
• увольнение гражданина выполнено по инициативе администрации, и сотрудник отказывается ставить подпись и забирать свои документы;
• когда работодателю известен домашний адрес уволившегося гражданина, на момент увольнения он отсутствовал на рабочем месте и не желает что-либо писать (согласие на отправку документов почтой).

Нужно учитывать, трудовая книжка – официальный учётный документ. Поэтому её отправка владельцу должна осуществляться по чётким правилам. Пересылка должна выполняться исключительно ценным письмом, внутрь которого вкладывается опись. Описывать всё содержимое необходимо тщательно, чтобы в дальнейшем не было возможности обвинить этого работодателя в халатности во время работы с документами.

Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:

1. Составить письменное адресное уведомление уволенному работнику о необходимости прийти забрать трудовую книжку лично либо направить своё письменное заявление с разрешением её переслать.
2. В присутствии не менее 3 лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать документ лично и не захотел направлять в отдел кадров письменное заявление на пересылку.
3. Отправка конверта с официальными бумагами (должно быть ценное письмо с описью и ответным уведомлением).
4. Получение обратного оповещения, что документ успешно вручён владельцу. Это и будет основанием считать, что увольнение труженика и расчёт выполнены в полном объёме.

Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.

Почему важно делать это через почту

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне. Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях. При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

• любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
• курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
• через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке. К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Типичные ошибки

Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.

Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.

Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.

Как вернуть трудовую книжку уволенному работнику по почте

В данной ситуации — это будет удержание трудовой книжки после увольнения;

• далее должна следовать просьба провести проверку в организации, привлечь руководство к административной ответственности и выдать документ;
• к заявлению необходимо приложить бумаги, подтверждающие деятельность в данном предприятии. Это должен быть трудовой договор и иные документы.

Если будет организована проверка инспекции труда на предприятии, будет изучаться не только вопрос, касающийся невыдачи трудовой книжки. Проверять будут всю деятельность предприятия на соблюдение трудового законодательства. После проведения проверки руководителю будут выданы предписания с найденными нарушениями, и указаны сроки на их устранение.

Также сам работник может просить вас придержать документ.

Но на самом деле это может оказаться подставным действием недобросовестных работников, которые стремятся навариться на вашем доверии.

Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Поэтому чтобы не попасть в подобную ситуацию отправляйтесь на почту.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее.

Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой.

Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.

Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать.

Возврат трудовой книжки при увольнении по почте

Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан.

Как вернуть трудовую книжку уволенному работнику по почте

Однако важным моментом является то, что до этого организации (или индивидуальному предпринимателю) обязательно следует уведомить уволенного сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку лично либо согласиться на ее получение с помощью почтового отправления.

Следовательно, на вопрос о том, можно ли выслать трудовую книжку по почте, ответ таков: да, можно, но только с согласия работника.

Такое уведомление освободит организацию (или индивидуального предпринимателя) от необходимости выплачивать уволенному сотруднику средний заработок за задержку трудовой книжки.

Кроме этого, статьей 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что обязанность работодателя выдать трудовую книжку наступает также в случае письменного обращения уволенного сотрудника, который по тем или иным причинам не забрал трудовую книжку.

Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников.

Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником – не отчаивайтесь.

Правилам ведения и хранения книжек: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна.

Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

На протяжении всей трудовой деятельности книжка хранится в сейфе у работодателя, который обязан вносить в нее ряд записей:

никаких изменений в положениях ст.

В этом случае направлять вышеуказанное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку работодателю не понадобится.

Важно, чтобы работником была соблюдена письменная форма подобного обращения. Образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой можно посмотреть выше.

Также читайте:

Все про отправку трудовой книжки по почте при увольнении: можно ли таким способом сделать возврат?

Работодатель может применить нормы, допускающие передачу трудовой книжки её владельцу при увольнении, пересылкой по почте.

Если работник официально потребовал выслать трудовую книжку, работодатель обязан удовлетворить заявленную просьбу, независимо от причин.

Это действие является подтверждением получения трудовой книжки. При постановке подписи можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа оконченным.

Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г.

, если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом.

В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.

Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника.

[3]

Как поступить работнику, если не выдают трудовую книжку намеренно?

Заявление в отделение инспекции по труду и занятости. Какие последствия будет иметь обращение в Роструд?

Если не отдают трудовую книжку или отказываются выслать документ почтой, следующим шагом работника будет обращение в территориальное отделение трудовой инспекции (Роструда).

Заявление в инспекцию по труду составляется письменно в двух экземплярах или заполняется в специальном разделе сайта Роструда через Интернет.

Как вы знаете – трудовая книжка является невероятно важным документом, что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию.

Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Как правильно отправить?

Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий.

Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику, который за ней не является.

Источники

1. 
   Владимиров Л. Л. Е. Владимиров. Защитительные речи и публичные лекции; Издание П. В. Каменского — М., 2010. — 497 c.
2. 
   Комаров, С. А. Общая теория государства и права / С.А. Комаров. — М.: Юридический институт, 2001. — 352 c.
3. 
   Миронов, Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Иван Миронов. — М.: Книжный мир, 2015. — 672 c.